Sie beschäftigen sich aktuell mit dem Thema Büroplanung Richtlinien bzw. möchten in Erfahrung bringen, wie sie ein modernes und funktionales Büro planen? Ihr Ziel sind die besten Arbeitsbedingungen für Sie und Ihre Mitarbeiter? Bevor Sie grundlegende Fehler bei der Planung machen und Gefahr laufen, die Möglichkeit eines begehrenswerten und fortschrittlichen Büros zu verpassen, engagieren Sie lieber gleich Experten, die Sie unterstützen!
In unserem Land zeichnet sich schon seit längerer Zeit ein demografischer Wandel ab. Die deutsche Bevölkerung wird immer älter. Jeder zweite ist heute älter als 45 und jeder fünfte älter als 66 Jahre.
Die Babyboomer-Jahrgänge (1950 bis 1970), die vor einigen Jahren noch mit ihrer Arbeitskraft die Wirtschaft gestärkt und geprägt haben, scheiden nach und nach aus dem Erwerbsleben aus und genießen ihren wohlverdienten Ruhestand.
Grundsätzlich ist das sehr schön, denn es zeigt, dass wir gesünder und aktiver leben und die medizinische Versorgung stimmt.
Leider stimmt es aber gleichzeitig mit der Geburtenrate nicht mehr – und genau hier liegt das Problem. Das statistische Bundesamt sagt, 2019 kamen pro Frau nur 1,54 Kinder zur Welt. Im Jahr zuvor lag die Zahl noch bei 1,57. Das sind beunruhigende Fakten, vor allem für den deutschen Arbeitsmarkt.
Aktuelle Zahlen deuten darauf hin, dass das durchschnittliche Alter erwerbsfähiger Menschen um 2,2 Jahre bis 2030/2040 steigt. Liest sich erst einmal harmlos, wenn man aber die vergangenen Jahrzehnte im Vergleich sieht, erkennt man sehr schnell, dass sich die Zahl der älteren Arbeitnehmer verdreifacht hat. Das hat einen gravierenden Wandel der Arbeitswelt zur Folge.
Also doch noch nicht in den Ruhestand? Aktuell wird eine Erhöhung des Rentenalters immer wieder kontrovers diskutiert, weil schlicht zu wenige junge Arbeitnehmer nachkommen. Das wird auf Dauer gravierende Folgen für die Wirtschaft nach sich ziehen.
Unternehmen, die es nicht schaffen junge Bewerber anzuziehen, werden mit der Zeit schlicht vom Markt verschwinden. Der demografische Wandel wird tiefe Einschnitte am Arbeitsmarkt hinterlassen, wenn sich Unternehmen nicht ausreichend mit der Thematik beschäftigen.
In diesem Artikel beleuchten wir die Folgen des demographischen Wandels im Kontext der Arbeitswelt der Zukunft und geben einen Ausblick, wie das Büro der Zukunft in diesem Kontext geplant werden muss. Denn, der Wandel in der Bevölkerungsstruktur ist da, aber noch nicht der Wandel in den Köpfen der Entscheider, die die Büros von morgen benötigen.
Allem medizinischen Fortschritt zum Trotz: Im Alter nimmt die Leistungsfähigkeit ab. Je länger die Menschen ihrem Broterwerb nachgehen müssen, desto weniger potent werden sie ihre Aufgaben erfüllen können.
Das Problem überträgt sich schnell auf das gesamte Unternehmen und die Produktivität sinkt. Ohne “frischen Wind” durch junge Nachwuchskräfte fehlt zudem der Schwung und die Antriebskraft.
Bestehende Muster und gewohnte Strukturen werden nicht mehr hinterfragt oder auf Aktualität überprüft und Innovationen geraten ins Stocken. Nicht zuletzt aus dem Grund, da neue Ansätze aus Forschung und Lehre der Hochschulen nicht mehr über Absolventen ins Unternehmen gebracht werden.
Das Stichwort Fachkräftemangel, durch den demographischen Wandel vorangetrieben, geistert wie ein Schreckgespenst durch alle Branchen. Die Suche nach geeigneten Mitarbeitern wird in Zukunft eine immer größere Herausforderung.
Nicht, weil die jungen Menschen schlechter ausgebildet wären, sondern weil es einfach immer weniger geeignete Kandidaten geben wird. Egal ob Hochschulabsolventen oder Auszubildende. Die Lücke lasst sich nicht so einfach schließen.
Unternehmer müssen in Bezug auf ihre Personalpolitik umdenken. Die wenigen potenziellen Bewerber wissen wie begehrt sie sind und suchen sich den Arbeitsplatz aus, der ihren Vorstellungen am nächsten kommt.
Der Kampf um die Arbeitskräfte von morgen erfordert von Unternehmen neues Denken, kreative Ideen und – nicht zuletzt – ein neues Arbeitsumfeld, das sich auf die Bedürfnisse der jungen Generation einstellt. Fachkräfte müssen mehr denn je „umworben“ werden. Ein Aspekt sie zu motivieren, ist eine kreative und flexible Arbeitsumgebung.
Zentrale Frage also für jeden Unternehmer: Wenn sich das Arbeiten im New Work Zeitalter so dramatisch verändert, wie geht man dann mit einer durchdachten Bürogestaltung um, um bei seinen Wunschbewerbern punkten zu können.
Ein attraktives Arbeitsumfeld bietet den Mitarbeitern nicht nur das, was sie wollen, sondern vor allem das, was sie wirklich brauchen. Der Arbeitsplatz und das Büro der Zukunft sollte unterschiedliche Arbeitsmethoden und unterschiedliche Körperpositionen, Kommunikationsformen und Formen der Privatsphäre unterstützen.
Im Gegenzug sollten die Mitarbeiter die Wahl haben, wo und wie sie arbeiten. In der Zukunft bedeutet ein modernes Arbeitsumfeld, das wir in vernetzten und interdependenten Ökosystemen denken und planen sollten, die das Engagement, die Motivation und das Wohlbefinden der Mitarbeiter fördert.
Der Arbeitsplatz der Zukunft muss sich an den demografischen Wandel in der Arbeitswelt anpassen. „New Work“ ist smart, digital und global. Wir haben heute die geniale Möglichkeit unabhängig von Raum und Zeit völlig flexibel zu arbeiten. Egal ob im Büro, Zuhause oder am Strand – einzige Voraussetzung ist ein funktionierendes Netz.
Arbeitskonzepte werden neu definiert und an die digitalisierte Arbeitsweise angepasst. Diesem Trend folgen auch die neuen Bürokonzepte. Früher ging man über lange Gänge rechts oder links ins Büro an seinen eigenen Schreibtisch, der meist sehr persönlich gestaltet war.
Neben dem Bildschirm war das Foto des Partners oder der Partnerin, den Kindern und dem Schnappschuss vom Familienhund. Heute betreten wir das moderne Bürogebäude, loggen uns mit unserem Smartphone ein und lassen uns anzeigen, wo gerade ein Schreibtisch frei ist, an dem wir arbeiten können. Den Familienhund haben wir im Zweifel sogar dabei – ganz im Sinne des Work-Life-Blending. Denn auch das gehört zum „New Work“-Konzept.
Das moderne Büro ist mehr als nur ein Arbeitsplatz. Es wird zum Treffpunkt für sozialen Austausch mit Kollegen. Arbeitnehmer sollen sich wohl fühlen, in konstruktiver Atmosphäre ihrer Tätigkeit nachgehen und einfach gerne im Unternehmen sein. Schließlich verbringen sie dort den größten Teil des Tages. Und ganz nebenbei steigt unsere Energie und Produktivität, wenn wir uns wohl fühlen.
Die Büroräume der Zukunft haben tatsächlich nicht mehr viel mit der traditionellen Bürogestaltung gemeinsam. Die neuen Arbeitsumgebungen gleichen eher offenen Begegnungswelten und kreativen Studios. Vielseitig nutzbare, offene und freundliche Räume, die so gestaltet sind, dass sie den Menschen gleichermaßen unterstützen wie die neuen Technologien, die ihre Arbeit erleichtern. Neues Arbeiten erfordert deshalb auch einen kulturellen Wandel im Unternehmen:
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Flexible Arbeitsplätze und Homeoffice
Kreativ-Ecken
Lounges
Das macht Mitarbeiter zufriedener und damit gleichzeitig produktiver. Die Freiheit, Arbeit so zu gestalten wirkt sich – je nach Charakter – positiv auf die eigene Produktivität aus und kann dem Arbeitgeber gleichzeitig einige Kosten einsparen.
Die Büroräume der Zukunft haben nicht mehr viel mit der traditionellen Bürogestaltung gemeinsam und reflektieren den Wandel der Arbeitswelt. Es geht allerdings um mehr als nur darum, ein schickes Büro zur Verfügung zu stellen, um als Arbeitgeber den Attraktivitäts-Bonus zu erreichen.
Ein Büro muss funktional sein und den Anforderungen sowohl der Arbeitsaufgaben als auch der Mitarbeiter gerecht werden. Räume, Ausstattung, Unternehmenskultur sollten zusammenpassen und authentisch sein.
Die neuen Arbeitsumgebungen gleichen offenen Begegnungswelten und kreativen Studios. Vielseitig nutzbare, offene und freundliche Räume, die so gestaltet sind, dass sie den Menschen gleichermaßen unterstützen wie die neuen Technologien, die ihre Arbeit erleichtern.
Moderne Bürogebäude werden zur Schnittstelle zwischen realer und virtueller Welt. Sie schaffen eine gesunde Balance zwischen echter Face-to-Face-Kommunikation und digitaler Vernetzung, Tradition und Innovation. Zu den Mitteln der Wahl zählen neben offenen Raumkonzepten wie beispielsweise große Gemeinschaftsküchen mit gemütlichen Sitzecken für spontane Begegnungen auch die digitale Vernetzung und soziale Arbeitsnetzwerke.
Auf diese Weise finden sich regelmäßig Mitarbeiter zusammen, zwischen denen unter anderen Umständen kein Austausch stattgefunden hätte. Und Kommunikation ist immer die Basis für Innovation!
Die zukünftige Arbeitswelt ist vor allem flexibel und agil. Je nach Arbeitsanforderung stehen dem Mitarbeiter passende Raumkonzepte zur Verfügung. Offene Flächen für gemeinsames Arbeiten können genauso genutzt werden wie Ruhe-Inseln oder abgetrennte Loungemöbelbereiche, in denen man sich den Aufgaben widmen kann, die hohe Konzentration erfordern.
Kollegen treffen sich aber auch gerne zum informellen Austausch am Stehtisch in der Kaffeebar. Wichtig ist, die Umgebung immer wieder wechseln zu können. Das schafft auch Freiräume und neue Perspektiven im Denken.
Im Vordergrund der New-Work-Konzepte steht nicht ein strikter Arbeitsablauf nach strengen Regeln, sondern vor allem Effektivität, Kreativität und schlichte Freude am Tun. Um die unterschiedlichen Bedürfnisse nach Stille, Kommunikation, Begegnungen und Zusammenarbeit zu verwirklichen, brauchen Büros heute mehr als einen Schreibtisch und einen Konferenzraum.
Bei der Neuplanung von Bürogebäuden werden all diese Aspekte natürlich von Anfang an bedacht. Aber auch bestehende Flächen können mit guter Planung, etwas Kreativität und guten Ideen für eine optimale Büroeinrichtung umgestaltet werden.
Beispielsweise nicht mehr ganz zeitgemäße Großraumbüros lassen sich durch eine offene Aufteilung der Arbeitsplätze, Loungemöbel und optischer Trennung mit viel Grün in echte New-Work-Spaces verwandeln.
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Da die Stammbesetzung in Folge von flexiblen Homeoffice-Tagen ohnehin zusammenschrumpft, bleibt im modernen Großraumbüro mehr Platz, um Arbeitsplätze individuell einzurichten.
Gemäß dem „Shared-Desk-Prinzip“ gibt es – soweit möglich – keine festen Arbeitsplätze mehr, was Teamarbeit und innovatives Arbeiten regelrecht befeuert. Doch New Work bedeutet für das Großraumbüro auch Raum für Individualität zu schaffen. Programmierer haben eben andere Ansprüche an ihren Arbeitsplatz als Vertriebler.
Diese drei Punkte sind die wichtigsten Anforderungen an eine zeitgemäße Büroplanung. Und die gute Nachricht ist, dass sie sich beinahe in jedem Büro umsetzen lassen. Im Neubau sowieso aber auch in bestehenden Gebäuden können mit mehr oder weniger Aufwand New Work Lösungen entstehen, die mögliche Bewerber als Pluspunkte verbuchen.
Um den demografischen Wandel in der Arbeitswelt erfolgreich entgegenzutreten und als Arbeitgeber zu punkten, reicht es nicht aus, ein schickes, durchgestyltes Büro einzurichten und auf Bewerbungen zu warten.
Auch der beliebte Kicker ist eher ein nice-to-have als ein Anreiz für potenziellen Nachwuchs. Um als Unternehmen zum Bewerbermagneten zu werden geht vielmehr darum, neue Bürokonzepte strategisch zu planen und umzusetzen.
Studien zu Büroplanung und New Work Konzepten zeigen, dass Mitarbeiter immer mehr flexiblere Arbeitsformen nachfragen und größten Wert auf die Entscheidungsmöglichkeit legen, wann und wo sie arbeiten möchten.
Auf diese Anforderungen müssen sich Unternehmen einstellen, um attraktiv zu bleiben und dadurch auch zukünftig die guten Fachkräfte und Spezialisten zu finden und auch zu binden.
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