Der digitale Wandel, neue Raumkonzepte und nicht zuletzt die Globalisierung stellen Arbeitgeber und Unternehmen vor große Herausforderungen bei der Bürogestaltung. Die moderne Arbeitswelt befindet sich in einem Umbruch.
Während die Digitalisierung uns eine Vielzahl neuer Instrumente an die Hand gibt, um Aufgaben effektiver zu erledigen als im letzten Jahrhundert, müssen auch Büros durch die Veränderung der Arbeitswelt eine Transformation erfahren. Weg vom klassischen Schreibtisch-Einzelbüro hin zum modernen und sozialen Arbeitsplatz der Zukunft. Dabei den Spagat zu schaffen zwischen “funktional” und “schick designed” ist für die Büroplanung enorm wichtig und Grundlage für erfolgreiches Arbeiten.
Veraltete Arbeitsstrukturen und Bürokonzepte, in die Jahre gekommene Infrastrukturen, eine schlechte Raumaufteilung oder zu lange Ketten der Informationsbeschaffung hemmen Produktivität und Qualität der Arbeit. In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf Sie bei der Planung eines modernen Arbeitsumfelds achten müssen und welche Anforderungen die heutige Arbeitswelt und Arbeitnehmer an ein Büro der Zukunft stellen. Ebenso zeigen wir Ihnen, wie das Büro 4.0 in Ihrem Unternehmen aussehen kann, um in die moderne Arbeitswelt einzusteigen.
War das Büro für Mitarbeiter früher mitunter lediglich der Ort, an dem Geld verdient wurde mit einer eingeschränkten sozialen Komponente, haben sich die Anforderungen an moderne Büros grundlegend verändert. Einzelbüros haben zwar keineswegs ausgedient, die heutige Arbeitswelt von jungen Menschen legt allerdings eine wachsende Gewichtung auf Kommunikation und sozialen Austausch. Vielmehr benötigt es heute anstatt klassisch abgetrennter Einzelzimmer allgemeine, angenehme Rückzugsmöglichkeiten, welche die gesamte Belegschaft bei Bedarf individuell nutzen kann.
Aufgrund der weiter verschwimmenden Grenzen zwischen Freizeit und Arbeit durch die zunehmende Flexibilisierung von Arbeitskonzepten wie Home Office oder ortsungebundenem Arbeiten müssen Büros von heute auch zu gefallen wissen. In einem modern gestalteten Umfeld, das dank guter Planung technisch sowie sozial funktioniert, wird mehr Arbeitsqualität und eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit erreicht werden.
Aber wie sieht der moderne Arbeitsplatz der Zukunft aus? Die Beantwortung dieser Frage ist vielschichtig gelagert und erfordert eine ganzheitliche und klare Struktur – sowohl im Unternehmen selbst, als auch in der konkreten Einrichtung des Arbeitsplatzes. Eine moderne Arbeitswelt setzt voraus, dass Führungskräfte die Vorgaben dieser verinnerlichen und vorleben. Sitzt der Chef durchgehend nur in seinem Einzelbüro und beäugt kritisch sich miteinander unterhaltende Mitarbeiter, wird eine moderne Büroeinrichtung allein wenig nützen. Der Arbeitsplatz der Zukunft beginnt schon im Kopf der Vorgesetzten sowie den Arbeitsstrukturen und setzt sich erst dann im optischen Aspekt fort.
Denn klar ist: Kein Arbeitnehmer fühlt sich in einem Büro wohl, das nicht einladend aussieht. Ebenso wenig wird man aber in einem Arbeitsbereich effektiv und kreativ arbeiten können, der zwar edel wirkt, aber weder eine Verbindung zur Unternehmenskultur herstellt, noch die simpelsten Anforderungen an zeitgemäße IT, Hardware- sowie Software-Infrastruktur erfüllt. Büroräume müssen eine Seele haben. Moderne Mitarbeiter brauchen eine moderne Arbeitsumgebung.
Es ergeben sich somit völlig neue Anforderungen an das Büro der Zukunft: Schicke Büros, die auf den ersten Blick modern wirken, reichen nicht aus. Auch veraltete Bürokonzepte wie beispielsweise ein statisches Großraumbüro und weitere Projektierungen, wie man sie bisweilen kennt, sind nicht der richtige Wegweiser für erfolgreiche Unternehmen.
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Wenn Unternehmen auf diesen Wandel nicht rechtzeitig oder überhaupt nicht reagieren, wird dies zunehmend negative Auswirkungen haben. Vor allem die Generationen Y und Z setzen ganz andere Prioritäten in der Arbeitswelt, als dies noch bei den vorherigen Generationen der Fall war. Die nachfolgenden Fachkräfte aus diesen Generationen sind mitten in der Digitalisierung aufgewachsen. Von allen Seiten wird ihnen Flexibilität, Freiheit und Selbstständigkeit vorgelebt. Vor allem Influencer haben dieses Bild bei vielen geprägt und auch zukünftig werden unter anderem dadurch viele Veränderungen stattfinden: Arbeitnehmer wollen flexibler sein, mit Option zum Homeoffice und einer ausgeglichenen Work-Life-Balance. Ein modernes Büro der Zukunft ist also alleine aus diesem Grund unabdingbar, da Führungskräfte zukünftig ansonsten Schwierigkeiten haben werden, diese Nachwuchskräfte überhaupt rekrutieren zu können.
Weitere Nachteile, die sich aus veralteten Bürokonzepten ergeben, sind mitunter auch schlechtere Arbeitsergebnisse. Im beruflichen Kontext stehen bei Arbeitnehmern neben flexiblen Arbeitszeiten auch flexible und moderne Arbeitsplätze hoch im Kurs. Sind diese Grundlagen für Mitarbeiter nicht gegeben, leidet die Motivation und kreative Entfaltungsmöglichkeit der Mitarbeiter – und somit auch die Qualität der Arbeit.
Waren in alten Bürokonzepten unterschiedliche Abteilungen eines Unternehmens räumlich strikt von einander getrennt, kann eine Auflösung dieser Abgrenzung heute mitunter sehr förderlich sein. Der Austausch von Abteilungen untereinander wird immer wichtiger. Eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation dank kluger Flächenplanung des Büros führt zu besseren Arbeitsergebnissen. Gleichzeitig erleichtern Sie Ihren Mitarbeitern die Informations-Beschaffung und fördern so die Zufriedenheit in der Belegschaft.
Wird schon in der Planungsphase der Büroflächen zunächst gespart, fällt eine Fehlplanung der Räume später meist teuer zur Last. Ein nachträglicher Umbau kostet Zeit und Geld. Deshalb ist es wichtig, dass die Büros der Zukunft von Experten geplant werden: Büroplaner und Bürogestalter setzen die Planung professionell und strategisch um.
In nicht zeitgemäßen Arbeitsumfeldern werden zudem auch qualifizierte Mitarbeiter nicht das Maximum an Qualität liefern können, das in einer modernen Umgebung erreicht werden kann. Die Produktivität wird also gehemmt – quantitativ wie qualitativ.
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Moderne Arbeitsformen, die sich auch in der Gestaltung der Arbeitsumgebung widerspiegeln, stärken Ihr Employer Branding und sorgen für eine höhere Attraktivität Ihres Unternehmens: Auch auf dem Arbeitsmarkt. Arbeitnehmer begeistern sich wahrscheinlicher für Ihr Unternehmen, wenn dieses ein zeitgemäßes Arbeitsumfeld bieten kann. Man spricht auch von einer Arbeitswelt 4.0.
Auch in der Nutzung der Arbeitsfläche kann eine neue Art von Effektivität erreicht werden. Beispielsweise lassen sich durch Coworking-Spaces in Großraumbüros bisher ungeahnte Synergien freisetzen. Durch flexibel gestaltete Arbeitsplätze kann der zunächst freie Platz des Home-Office Mitarbeiters problemlos – auch unternehmensübergreifend – von einer anderen Arbeitskraft genutzt werden. Für Start-Ups und junge Freiberufler gehört diese Form der Arbeitsplatzgestaltung längst zum Tagesgeschäft. Gleichzeitig profitiert Ihr Unternehmen von dem Austausch und der Kommunikation mit den “externen Bürogästen”.
Dabei spielt das konkrete Design der Arbeitsfläche zwar natürlich eine Rolle, in erster Linie muss ein modernes Büro allerdings funktionieren. Die richtige Infrastruktur hinsichtlich der Büroeinrichtung sowie die Wahl der passenden Arbeitsgeräte bilden dabei einen wichtigen Kernpunkt. Fragen Sie sich nicht mehr: “Welcher konkrete Mitarbeiter wird hier arbeiten?” sondern vielmehr: “Welche Aufgaben sollen hier erfüllt werden?”. Machen Sie Ihre Arbeitsplätze flexibler und planen Sie diese auf Grundlage der Funktion, die sie erfüllen sollen. Sind Büroplätze nicht mehr, wie früher üblich, personalisiert und auf einen einzelnen Mitarbeiter zugeschnitten, sondern individuell nutzbar, können Sie einfacher auf zukünftige Veränderungen der Arbeitswelt reagieren. Eine mögliche Umgestaltung lässt sich dann leichter realisieren. Ein Büroplaner oder -gestalter unterstützt Sie dabei, Ihr Büro flexibel und zukunftssicher umzusetzen.
Neben einem festen Arbeitsplatz sollte es zusätzlich die Möglichkeit geben, von Zuhause aus arbeiten zu können. Führungskräfte müssen hierbei allerdings darauf achten, dass der Informationsaustausch unter den Kollegen nicht abreißt: Eine Neu-Organisation vorhandener Prozesse ist unumgänglich. Durch diese Umstrukturierung ergeben sich allerdings eine Vielzahl neuer Optionen, die sich positiv auf die internen Abläufe auswirken. Grundlegend für die Arbeit im Homeoffice ist beispielsweise die Einführung eines Wissensmanagements. Hiervon profitieren alle im Unternehmen, da Wissen zentral an einem Ort abgelegt werden kann, auf den jeder Mitarbeiter Zugriff hat. Somit wird zum einen vermieden, dass wichtiges Wissen personengebunden ist und vielleicht irgendwann verloren geht und zum anderen können Mitarbeiter auch vom Homeoffice aus bequem auf relevante Inhalte zugreifen oder gar mit eigenen Informationen ergänzen.
Zur strategischen Büroraumplanung gehört natürlich auch ein Angebot an “weichen” Benefits, mit dem Sie Ihre Mitarbeiter motivieren möchten. Kaffee-Bars, ansprechende Getränke- und Lebensmittelangebote, Obstschalen oder sogar Yoga- und Sportangebote können in der Planung eine Rolle spielen – sollten aber keinesfalls den Kernpunkt darstellen, um die Mitarbeiterzufriedenheit dauerhaft zu erhöhen. Besonders wichtig ist es, die Mitarbeiter vorab zu befragen: Was stört Ihre Mitarbeiter am meisten? Welche Maßnahmen wünschen diese sich, um bestmögliche Arbeit leisten zu können? Ohne eine solche Vorab-Befragung laufen Sie Gefahr, in die falschen Maßnahmen zu investieren. Vielleicht besteht bei dem Großteil Ihrer Mitarbeiter der Bedarf an besser ausgestatteten Meeting-Räumen oder es werden vor allem mehrere Rückzugsorte gebraucht, um ungestört arbeiten zu können. Diese Punkte können Sie durch eine Befragung bestens heraus filtern und wissen ganz genau, wie das Büro der Zukunft aussehen muss, um für Ihre Mitarbeiter auch wirklich effektiv zu sein.
Natürlich wird der Arbeitsplatz durch steigende Anforderungen an Arbeitsumfang- und qualität auch zu einem Stück “Freizeit-Lebensraum” für Mitarbeiter und der Wohlfühl-Faktor spielt eine bedeutende Rolle; allerdings signalisieren Sie durch ein modern und gemeinsam mit den Mitarbeitern geplantes Büro vor allem, dass Ihnen die Gesundheit und die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter wichtig sind. Sie helfen aktiv mit, Erschöpfung und daraus mitunter resultierenden Krankheiten und Ausfällen vorzubeugen. Mit der Digitalisierung und der ständigen Erreichbarkeit durch die heute zur Verfügung stehende Technik wächst nämlich auch der Druck, den Ihre Mitarbeiter empfinden. Hier können Sie mit einem strategisch klug geplanten und modernen Arbeitsumfeld ein wichtiges Zeichen setzen, um für Entlastung und einen hohen Grad an Zufriedenheit zu sorgen.
Arbeitswelten unterliegen einem radikalen strukturellen Wandel, vor allem die Büroarbeit ist stark von diesem Wandel betroffen. Neben diesem generellen Umbruch haben aber vor allem die neuen Erfahrungen durch Corona gezeigt, wie schnell sich Entwicklungen und Trends dynamisch und unvorhergesehen verändern können. Auch trotz dieser teilweise massiven Veränderungen – zum Beispiel, dass derzeit viele Menschen im Homeoffice arbeiten – wird das Büro der Zukunft weiterhin Bestandteil der Arbeitswelt sein, da Menschen nie über lange Zeit isoliert und alleine arbeiten werden.
Aus diesen Gründen ist es äußerst wichtig, die Planung einem professionellen Büroplaner zu überlassen, da dieser die Trends im Blick hat und auf unvorhergesehene Veränderungen im Rahmen eines modernen Bürokonzepts durch entsprechendes Know-How unmittelbar reagieren kann. Anders als bei einem Architekten steht bei einem Büroplaner neben dem Design vor allem die Funktionalität des Büros im Mittelpunkt.
Um Ihr Unternehmen zukunftssicher aufzustellen, sind moderne Arbeitswelten und moderne Büroräume also unabdingbar, die im Vorfeld sorgfältig strategisch geplant werden müssen.
Es gibt immer dynamische Trends und unvorhergesehene Veränderungen in der Arbeitswelt, an die sich ein modernes Bürokonzept flexibel anpassen muss. Selbst wir Büroplaner können nicht eindeutig vorhersehen, wie die Arbeitswelt in den nächsten zehn Jahren aussehen wird. Aber mit flexiblen Bürokonzepten und unserem Blick auf die Funktionalität von Arbeitsabläufen, sind Sie immer auf der sicheren Seite.
Fakt ist: Auch zukünftig werden sich die Arbeitswelt und damit einhergehende Arbeitsweisen weiter rasant ändern. Wie die Veränderungen zukünftig genau aussehen, lässt sich zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht vorhersehen. Deshalb muss sich Ihre Bürofläche an Veränderungen flexibel anpassen lassen, um einen idealen Arbeitsablauf für Ihre Mitarbeiter auh in Zukunft zu gewährleisten.
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